Description
Pourquoi participer ?
Les assistants administratifs sont des membres précieux de l’équipe de bureau. Ils sont chargés de superviser et de coordonner les opérations quotidiennes d’une entreprise.
Grâce à l’avènement des technologies de communication, les compétences requises pour ces assistants se sont diversifiées, et la capacité à gérer plusieurs tâches et instructions simultanément est devenue essentielle.
Parmi les autres qualités nécessaires, on retrouve d’excellentes compétences en communication, une présentation soignée et de bonnes aptitudes relationnelles.
Ce cours aborde toutes ces compétences comportementales tout en se concentrant sur les aspects liés à l’utilisation des technologies pour accomplir les tâches efficacement et avec succès.
Public cible
Ce cours s’adresse aux personnes diplômées d’un programme d’administration de bureau ou possédant plusieurs années d’expérience professionnelle documentée dans les domaines du secrétariat ou de l’administration de bureau. Ce programme sera également bénéfique aux personnes souhaitant se qualifier pour des postes de supervision ou de gestion de premier niveau, ainsi qu’à celles occupant déjà des postes similaires et cherchant à perfectionner leurs connaissances et compétences professionnelles afin de réussir dans les environnements de travail modernes à forte composante technologique.
Compétences cibles :
Administration des applications informatiques
Gestion du temps
Communication téléphonique, par courriel et au bureau
Amélioration de la productivité
Compétences rédactionnelles
Gestion de la diversité
Indexation et archivage
Gestion des réunions et des événements
Méthodologie du cours
Le cours combine des outils d’auto-évaluation, des démonstrations d’applications informatiques, de brèves présentations du consultant et des participants sur des sujets liés au cours, ainsi que des vidéos pour enrichir l’apprentissage et favoriser la mise en pratique.
Objectifs du cours
À la fin du cours, les participants seront capables de :
Définir et appliquer les nouveaux rôles des assistants de direction et des administrateurs pour relever les défis modernes
Utiliser la technologie pour être plus productif et rester en contact avec le bureau et leur supérieur
Planifier et organiser efficacement le flux de travail en classant, documentant, triant,
indexant et récupérant les documents de l’entreprise de la manière la plus appropriée
Créer des normes de qualité pour un environnement de bureau dynamique et productif
Démontrer une meilleure maîtrise de l’anglais, notamment du sens et de l’orthographe des mots, de la grammaire et des règles de rédaction
Identifier et améliorer les compétences nécessaires pour continuer à générer des services à valeur ajoutée
Détails de la formation:
Nouveaux rôles pour les nouveaux employés
L’évolution de l’organisation
Le rôle du management au travail
Les principales tâches des responsables administratifs
Nouveaux rôles pour les nouveaux employés
Optimiser la communication et l’influence
Favoriser une attitude professionnelle
Obtenir des résultats concrets grâce à diverses activités
Utiliser la technologie pour optimiser les tâches
Maîtriser la gestion, l’indexation et l’archivage des données
Maîtriser les systèmes de classement
Cinq secrets pour mieux organiser ses fichiers
Archivage électronique
Gestion des documents
Le cycle des documents et de l’information
Problèmes courants de gestion des documents
Règles d’indexation des noms de personnes et d’entreprises
Références croisées des noms de personnes
Créer un environnement de bureau dynamique et productif
Conception et productivité
Conception de bureau Feng Shui : l’art de travailler (principes et étapes fondamentales)
Gérer la diversité
Communiquer entre les cultures
Six étapes pour une gestion d’équipe efficace
Gérer les supérieurs difficiles
Boîte de réception zéro : gérer efficacement ses e-mails
Niveau avancé Compétences en communication pour les administrateurs
Communication d’entreprise
Définition de la communication
Types de communication
Conseils pour une communication efficace
Créer des présentations courtes et percutantes
Conseils pour des présentations percutantes
Caractéristiques clés des orateurs dynamiques
Le processus de communication en quatre étapes
L’analyse « AUDIENCE »
L’anatomie d’une bonne présentation
Rédaction professionnelle avancée
Gérer les attentes du lecteur
Utiliser un langage positif et courtois
Préparer les ordres du jour et les comptes rendus de réunion
La boîte à outils de réussite de l’assistant de direction
Outils bureautiques modernes de base
Outils téléphoniques
Outils de messagerie électronique
Planification et exécution d’événements
Préparation des réunions et conférences
Éléments clés de la planification d’événements
La boîte à outils événementielle
Compétences en travail d’équipe et en leadership
Étapes de la formation d’une équipe
Leadership situationnel
